Notes de frais
GÉRER SES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Facture, reçu, devis… Pour obtenir un remboursement sur les frais, un employé doit fournir des documents précis à son employeur.
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Qu’est ce qu’une note de frais ?
Une note de frais, c’est un document utilisé pour justifier des dépenses professionnelles avancées par un salarié, dans l’exercice de ses fonctions, auprès de son employeur.
Cette note de frais est nécessaire lorsqu’un salarié doit se déplacer pour une formation, ou rencontrer des clients, et que l’entreprise n’a pas réglé à l’avance ces frais.
Pour être remboursé, le salarié doit joindre à ses notes de frais, les justificatifs correspondants (factures, tickets de caisse, etc.) afin de prouver le montant des dépenses.
Il est indispensable que les documents soient au nom de celui qui en réclame le remboursement.
Ces dépenses peuvent justifier
- des repas,
- des déplacements,
- des hébergements,
- ou encore des achats de matériel.
Les justificatifs doivent impérativement faire mention de
- la date d’achat,
- l’identité du fournisseur,
- la description de l’achat,
- la TVA.
Logiciel pour note de frais : à quoi ça sert ?
Un logiciel de gestion des notes de frais permet d'automatiser le processus de déclaration et de remboursement des dépenses professionnelles. Il offre plusieurs avantages pour l’entreprise :
- Dématérialisation des justificatifs et simplification du stockage
- Calcul automatique de la TVA récupérable
- Gain de temps dans la gestion comptable
- Intégration avec les outils de comptabilité et bancaires
- Implication du salarié concerné par la note de frais
Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?
Au vu du temps passé à saisir ces notes de frais (environ 25 minutes), utiliser un logiciel dédié permet d’économiser un temps précieux. Grâce à un logiciel de notes de frais, vous divisez le temps consacré à cette tâche par deux !
Certains logiciels de note de frais proposent le calcul des indemnités kilométriques ou la possibilité de numériser les justificatifs : ces options représentent également un véritable atout.
Opter pour un logiciel de notes de frais, c’est aussi permettre d’accélérer le délai de remboursement. Les collaborateurs, associés ou chefs d’entreprise, gèrent eux même, facilement leur note de frais, et en obtiennent le remboursement dans les plus brefs délais avec un risque de fraude nul.
Utiliser un logiciel de notes de frais permet de diminuer les erreurs et les oublis. Mais c’est également un moyen d’éviter, pour le personnel administratif et comptable de l’entreprise, des tâches chronophages.
Logiciel de notes de frais pour profession libérale
Bien que présent sur le marché, les logiciels de notes de frais ne sont pas forcément nécessaires.
Application notes de frais : est-ce utile pour le professionnel libéral ?
Le professionnel indépendant en Bénéfices Non Commerciaux (BNC) n'a pas besoin d'un logiciel de gestion des notes de frais. Seul au commande de son entreprise, il lui suffit d’enregistrer ses opérations bancaires en charge.
En effet, ses charges professionnelles sont directement intégrées dans sa comptabilité sans nécessiter de remboursement distinct.
Les mêmes règles que pour un salarié s'appliquent : les justificatifs doivent faire mention du nom de l’entrepreneur, de la date d’achat, l’identité du fournisseur, la description de l’achat, la TVA.
Dans quel cas un professionnel libéral peut-il avoir besoin d'une application de notes de frais ?
Le professionnel libéral peut avoir des salariés. Aussi, c’est uniquement dans ce cas qu’il peut nécessiter de gérer des notes de frais.
Toutefois, ces logiciels ont un coût : si vous n’avez à vos côtés qu’un ou deux salariés, qu’ils n’effectuent des déplacements qu’à la marge, est ce vraiment utile, et rentable, d’opter pour une telle application ?
Indépendants : gérez vos frais, sans application pour notes de frais !
Avec Jungloo, les professionnels libéraux peuvent enregistrer et suivre facilement leurs dépenses professionnelles.
Notre solution vous permet de :
Classer vos dépenses par catégorie
L’automatisation comptable, c’est la clé de notre application.
Vos opérations bancaires seront automatiquement affectées à la bonne catégorie.
Stocker vos justificatifs
Photographiez et sauvegardez vos justificatifs en quelques clics.
Joignez les à l’opération concernée pour faciliter vos vérifications.
Suivre vos dépenses
L’outil “tableau de bord”, vous permet d’analyser des rapports détaillés de votre activité pour optimiser votre gestion comptable.
En un coup d'œil, analysez vos dépenses par poste.
Ajouter vos frais manuellement dans votre application comptable
Vous avez réglé en espèces ?
Vous avez payé avec votre carte bancaire personnelle ?
Vous souhaitez malgré tout faire apparaître ces dépenses sur votre déclaration fiscale ?
Pas de panique, Jungloo vous permet de saisir manuellement vos frais !
Avec Jungloo, c’est aussi possible de saisir manuellement vos frais
- Définir la provenance du compte
- Indiquer le libellé de l’opération
- Saisir le montant (en recette ou en dépense)
- Choisir la catégorie
- Annoter la dépense
- Gérer la TVA si concerné
- Valider
Avec Jungloo, pilotez votre activité depuis votre téléphone
Quoi de plus satisfaisant que de pouvoir suivre les finances de son activité depuis son téléphone ?
Avec Jungloo, c'est possible, grâce à son interface mobile-friendly !
Inutile donc d’allumer votre ordinateur pour accéder à vos finances.
Jungloo actualise quotidiennement vos données : découvrez un graphique, visuel et tout en un !
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En un clin d'œil, comparez vos dépenses par catégorie, ainsi que vos prélèvements personnels.
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De l’import bancaire à la transmission de la déclaration fiscale aux impôts, tout est compris.
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Rappel des avantages
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- Import quotidien automatique des opérations bancaires ⇒ Tranquillité
- Catégorisation automatisée ⇒ Efficacité
- Documents comptables disponibles au quotidien ⇒ Instantanéité
- Clôture de l’exercice assistée ⇒ Conformité
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20 € TTC / mois
Les + :
- Gestion de la TVA pour les assujettis
- Gestion automatisée des « frais de repas pris seul(e) »
- Gestion des immobilisations et amortissements
- Etapes de clôture d’exercice personnalisées
- Etape de clôture d’exercice spécifique au forfait blanchissage
- Etape de clôture d’exercice spécifique pour la voiture
- Gestion automatisée des réductions et crédits d’impôt